Stundensatz-Rechner für Selbstständige

Schritt für Schritt

So berechnest du deinen Stundensatz

1. Persönlichen und betrieblichen Bedarf erfassen. Trage deinen privaten Bedarf, Betriebskosten und zusätzliche persönliche Absicherung getrennt ein. Nicht benötigte Beträge ausdrücklich mit 0 angeben.
2. Arbeitszeit und Ausfälle planen. Gib deine gesamte Wochenarbeitszeit und die Arbeitstage pro Woche an. Urlaub, Krankheit und relevante Feiertage nur auf sonst geplanten Arbeitstagen abziehen, ohne Überschneidungen.
3. Nicht abrechenbare Zeit berücksichtigen. Akquise, Buchhaltung und Weiterbildung brauchen Zeit, die du häufig nicht direkt berechnen kannst. Der Anteil bezieht sich auf die nach Ausfällen verbleibenden Stunden.
4. Steuerreserve, Rücklagen und Zuschlag festlegen. Das sind deine Planungsannahmen. Der Rechner ermittelt keine persönliche Steuerlast. Prüfe, ob Positionen schon in anderen Beträgen enthalten sind.
5. Ergebnisse und Rechenweg prüfen. Vergleiche Mindest- und Zielstundensatz, Umsatzbedarf und abrechenbare Stunden. In der Ergebnisübersicht kannst du Bedarfsaufteilung und Rechenweg öffnen.

Jeder Geldbetrag lässt sich zwischen Monat und Jahr umschalten. Dabei bleibt sein Jahreswert erhalten; eine gerundete Monatsanzeige verändert ihn erst bei eigener Bearbeitung. Fehler verhindern eine Kalkulation, Plausibilitätshinweise laden zur Prüfung deiner Annahmen ein und blockieren sie nicht. „Eingaben prüfen“ zeigt bei Fehlern eine verlinkte Übersicht.

„Beispielwerte laden“ ersetzt deine Angaben durch ein gekennzeichnetes, unverbindliches Beispiel. „Alle Eingaben zurücksetzen“ leert die Kalkulation und erhält das gewählte Design. Mit „Kalkulation drucken / als PDF speichern“ öffnest du den Browserdruck; dort wählst du einen Drucker oder die PDF-Ausgabe. Zurück zum Rechner.

Welche Kosten gehören in die Kalkulation?

Eine abrechenbare Stunde soll mehr finanzieren als die unmittelbar für einen Auftrag anfallenden Kosten. Das Modell verteilt fünf Bedarfspositionen auf deine abrechenbare Zeit:

Privater Bedarf

Zum Beispiel Wohnen und Lebenshaltung, soweit nicht separat erfasst. Dieser Finanzierungsbedarf ist bei einem Einzelunternehmen kein steuerlich abzugsfähiges eigenes Gehalt.

Betriebskosten

Zum Beispiel Software, Arbeitsraum, Telefon und betriebliche Versicherungen. Verwende den wirtschaftlichen Kostenbetrag: ohne abziehbare Vorsteuer, aber einschließlich nicht abziehbarer Umsatzsteuer. Ob du Vorsteuer abziehen darfst, prüft der Rechner nicht.

Persönliche Absicherung

Zusätzlicher Bedarf etwa für Kranken- und Pflegeversicherung oder Vorsorge. Erfasse nur Beträge, die nicht schon im privaten Bedarf oder in anderen Positionen enthalten sind.

Manuelle Steuerreserve

Dein gewählter Planungsbetrag für Steuern. Er wird weder aus deinem Umsatz noch aus einem vermeintlichen Gewinn berechnet. Ändert sich dein Zielumsatz, musst du die Annahme gegebenenfalls selbst anpassen.

Weitere Rücklagen

Zusätzlicher Finanzierungsbedarf, etwa für künftige Anschaffungen. Eine Rücklage ist nicht automatisch eine steuerliche Betriebsausgabe; vermeide Überschneidungen mit bereits erfassten Kosten.

Umsatz, Gewinn und privates Einkommen unterscheiden

Umsatz bezeichnet hier deine Erlöse ohne gesondert berechnete Umsatzsteuer. Für den steuerlichen Gewinn werden Betriebseinnahmen und abzugsfähige Betriebsausgaben nach den geltenden Regeln berücksichtigt. Private Lebenshaltung ist grundsätzlich keine Betriebsausgabe. Deshalb entspricht der hier addierte Finanzbedarf weder dem steuerlichen Gewinn noch einem garantiert privat verfügbaren Einkommen. Grundlagen: § 4 EStG zur Gewinnermittlung und § 12 EStG zu privaten Aufwendungen.

Stundensatz berechnen: Formel und Beispiel

Der kalkulatorische Mindeststundensatz verteilt deinen jährlichen Bedarf auf die Stunden, die du tatsächlich abrechnen möchtest. Der Zielstundensatz ergänzt deinen frei gewählten Zuschlag.

So entstehen die abrechenbaren Stunden

1. Geplante Jahresarbeitstage = 52 × Arbeitstage pro Woche.
2. Verbleibende Arbeitstage = geplante Tage − Urlaub − Krankheit − relevante Feiertage.
3. Verfügbare Jahresstunden = verbleibende Tage × (Wochenstunden ÷ Arbeitstage pro Woche).
4. Abrechenbare Jahresstunden = verfügbare Stunden × (1 − nicht abrechenbarer Anteil ÷ 100).

Das Planungsjahr hat genau 52 Wochen; es ist keine kalendergenaue Feiertagsberechnung. Ein Feiertag während eines schon abgezogenen Urlaubs zählt nicht nochmals. Nicht abrechenbare Zeit wird erst nach den Ausfällen abgezogen. Monatswerte sind Jahresdurchschnitte. Intern wird ungerundet gerechnet, erst die Anzeige wird gerundet.

Fiktives Rechenbeispiel R1

Dieses Beispiel entspricht „Beispielwerte laden“. Es ist keine allgemeine Preis- oder Vorsorgeempfehlung. Auch die Steuerreserve ist frei gewählt und kein errechneter Steuerbetrag.

Privater Bedarf pro Jahr

24.000 Euro

Betriebskosten pro Jahr

9.600 Euro

Zusätzliche Absicherung pro Jahr

7.200 Euro

Manuelle Steuerreserve pro Jahr

9.600 Euro

Weitere Rücklagen pro Jahr

3.600 Euro

Geplant sind 40 Stunden an 5 Tagen pro Woche, 30 Urlaubstage, 10 Krankheitstage und 10 relevante Feiertage ohne Überschneidungen. Hinzu kommen 40 Prozent nicht abrechenbare Zeit und 15 Prozent Kalkulationszuschlag.

52 × 5 = 260 geplante Tage. Nach 50 Ausfalltagen bleiben 210 Tage mit durchschnittlich 8 Stunden: 1.680 verfügbare Jahresstunden. Davon sind 60 Prozent, also 1.008 Stunden, abrechenbar.

Jährlicher Mindestumsatzbedarf

54.000 Euro

Kalkulatorischer Mindeststundensatz

53,57 Euro

Zielstundensatz mit 15 Prozent Zuschlag

61,61 Euro

Jährlicher Zielumsatz

62.100 Euro

Durchschnittlicher monatlicher Zielumsatz

5.175 Euro

Der Mindeststundensatz ergibt sich aus 54.000 ÷ 1.008. Der Zielumsatz ist 54.000 × 1,15. Mit dem gerundeten Stundensatz von 61,61 Euro weiterzurechnen führt zu einer kleinen Differenz; der Rechner nutzt dafür die ungerundeten Werte.

Hinweise für Freelancer und Kleinunternehmer

Freelancer und allein arbeitende Selbstständige

Akquise, Angebote, Verwaltung und Weiterbildung gehören zur gesamten Arbeitszeit. Sie sind häufig nicht unmittelbar abrechenbar. Plane persönliche Absicherung und Ausfälle so, dass diese Zeiten nicht aus deiner Kalkulation verschwinden. Das Ergebnis beschreibt deinen Bedarf unter diesen Annahmen, keinen garantiert erzielbaren Marktpreis.

Nebenberuflich selbstständig

Setze nur Stunden und Bedarfsanteile an, die diese Tätigkeit tragen soll. Dein gesamter privater Bedarf gehört nicht automatisch vollständig in die nebenberufliche Kalkulation. Steuer- und Versicherungsfolgen hängen von deiner Situation ab und werden hier nicht bestimmt.

Kleinunternehmerregelung und Umsatzsteuer

Die Kleinunternehmerregelung ist eine umsatzsteuerliche Regelung. Sie ersetzt keine wirtschaftliche Kalkulation. Soweit Umsatzsteuer auf deine Einkäufe nicht als Vorsteuer abziehbar ist, gehört sie zum wirtschaftlich zu tragenden Kostenbetrag. Der Rechner entscheidet weder über die Berechtigung zur Kleinunternehmerregelung noch über einen Vorsteuerabzug. Die Information der Finanzverwaltung zur Kleinunternehmerregelung erläutert die Voraussetzungen; die gesetzlichen Grundlagen stehen in § 19 UStG und § 15 UStG.

Alle angezeigten Stundensätze und Umsätze verstehen sich ohne gesondert berechnete Umsatzsteuer. Ob du diese auf Rechnungen ausweisen musst, ist separat zu klären. Sie wird hier nicht aufgeschlagen und nicht als zusätzliches persönliches Einkommen behandelt.

Häufige Fehler bei der Stundensatzkalkulation

• Alle Stunden als abrechenbar zählen: Das lässt deinen Stundensatz bei gleichem Bedarf zu niedrig erscheinen, wenn tatsächlich Zeit für Akquise und Verwaltung gebraucht wird.
• Ausfälle doppelt abziehen: Überschneiden sich Urlaub und Feiertage, darf derselbe Arbeitstag nur einmal fehlen. Sonst wird die verfügbare Zeit unterschätzt.
• Kosten und Absicherung doppelt erfassen: Eine bereits enthaltene Versicherung nochmals einzutragen erhöht den Bedarf ohne zusätzlichen Aufwand.
• Steuerreserve vergessen oder für exakt halten: Eine fehlende Reserve kann Bedarf ausblenden; ein eingegebener Betrag ersetzt aber auch keine individuelle Steuerberechnung.
• Rücklagen mit Betriebsausgaben gleichsetzen: Finanzierungsbedarf und steuerliche Abzugsfähigkeit sind verschiedene Fragen. Der Rechner ermittelt keinen steuerlichen Gewinn.
• Umsatzsteuer als eigenes Einkommen behandeln: Das überschätzt, was dir aus einem Rechnungsbetrag persönlich zur Verfügung steht.
• Zuschlag und Marge verwechseln: 20 Prozent Zuschlag auf 100 ergeben 120. Der Zuschlag von 20 entspricht dann nur rund 16,67 Prozent des Gesamtbetrags. Das Tool bietet einen Zuschlag, keine Margenrechnung.
• Gerundete Anzeigen weiterverrechnen: Dadurch entstehen Differenzen. Verwende die direkt angezeigten Jahres- und Monatsumsätze aus der ungerundeten Berechnung.
• Bedarf als Marktpreis verstehen: Ein rechnerischer Zielstundensatz sagt nicht, ob Kunden diesen Preis zahlen. Prüfe auch Angebot, Nachfrage und deine tatsächliche Auslastung.

Methode und Grenzen

Eine Planung unter deinen Annahmen

Grundlage ist ein gleichmäßiges Wochenmodell mit 52 Wochen. Tagesstunden werden als Durchschnitt berechnet; regionale Feiertage, wechselnde Arbeitstage und Überschneidungen musst du selbst berücksichtigen. Die Anwendung richtet sich an allein arbeitende Selbstständige und bildet Unternehmen mit Beschäftigten oder Kapitalgesellschaften nicht vollständig ab.

Der Rechner ist eine Planungshilfe. Er ersetzt keine individuelle Steuer- oder Versicherungsberatung und ermittelt weder verfügbares Nettoeinkommen noch garantierte Marktpreise. Sehr große oder sehr kleine Werte unterliegen begrenzter Rechengenauigkeit; entsprechende Anzeigen bieten den vollständigen numerischen Wert zum Aufklappen.

Fachlicher und Quellenstand: 13. November 2026. Das Modell und das fiktive Beispiel sind mit dem produktiven Berechnungskern abgeglichen. Aktuelle rechtliche Grundlagen sind in den jeweiligen Abschnitten verlinkt.

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